Hay que comunicar la última noticia de la empresa: el lanzamiento de un nuevo producto, el aterrizaje en una ciudad, el acuerdo con un proveedor, el salto al otro lado del charco… en este caso no importa el contenido, porque lo primero que surge, sí o sí, es el síndrome del folio en blanco.
Una vez más, te sientas delante del ordenador, respiras hondo, miras al horizonte y la cabeza comienza a funcionar… ¿cómo empiezo?¿qué titular es el más atractivo?¿qué enfoque puede resultarle más interesante al periodista? Puff, lo pienso y aunque pasen los años la sensación no cambia después de haber escrito ¿cuántas? No llevo la cuenta, pero os aseguro que son muchas notas de prensa a las espaldas.
Tenemos que tener claro que es la principal herramienta para comunicarnos con los medios y no podemos defraudar. El periodista recibe una media de 100 notas de prensa por minuto y la nuestra tiene que ser capaz de captar su atención entre un millón.
¡Menuda responsabilidad! Pero es lo mínimo si queremos tener el impacto mediático que buscamos. No podemos mandar notas de prensa vacías de contenido, la prensa lo tiene en cuenta y aunque son todos encantadores, aquí no perdonan.
Es fundamental ser directo, breve y conciso. En este caso, dejamos la retórica para las cartas de amor o para escribir una novela. Nuestra nota de prensa tiene que ser muy objetiva, con un lenguaje puramente informativo y nada comercial … no estamos vendiendo, estamos informando. Existen muchas maneras de hacerlo y, por supuesto, no se trata de escribir un telegrama, pero dentro de la objetividad, tiene que resultar atractiva.
Tenemos que darle a cada medio la información que necesita. Como sabéis, muchos de nuestros clientes son cadenas de franquicias y a la hora de comunicar el lanzamiento de un nuevo producto, de nada sirve decirle a la periodista de belleza del suplemento de ocio del fin de semana que has destinado millones de euros en la investigación y desarrollo de la nueva barra de labios de turno, en la que han trabajado más de 28 científicos en unos laboratorios suizos con unas instalaciones de más de 1.000 metros cuadrados. No está de más, pero lo que realmente quiere es qué tiene de nuevo esa barra de labios, propiedades, sabores, colores, texturas, pvp, dónde encontrarlo… y un súper fotón. ¿Por qué? Porque es la información que busca su lectora. Si no se la das, tu nota a la papelera… no le sirve de nada.
¿Extensión? No más de dos páginas. En este espacio tenemos que conseguir concentrar todo lo que nos interesa que reciba el periodista, para que luego hable bien de nosotros. Para ello es fundamental tener claro la estructura de una nota de prensa:
– Encabezado: aquí es donde debemos poner el logotipo de la marca para que el periodista identifique claramente quiénes somos.
– Titular: aunque no lo parezca, es la parte más difícil de la nota de prensa. En él resumimos el contenido y de él depende que el periodista siga leyendo.
– Entradilla: Va a continuación del titular y se usa como apoyo a lo más destacado de la nota de prensa. Tres o cuatro líneas que puede ser un párrafo o puntos destacados
– Lugar y fecha: fundamental para situar al periodista en el espacio y el tiempo.
– Cuerpo: aquí es donde pasamos a detallar toda la información, desarrollando lo que ya hemos avanzado en el titular y la entradilla. Cuatro o cinco párrafos de cinco o seis líneas cada uno, con frases cortas, letra legible y resaltando en negrita lo más importante. Ojo, a pesar de la tentación, no incluir links.
– Nota al editor: es la parte que incluye la información corporativa de la empresa, para que el periodista sepa quiénes somos y qué hacemos. Aquí sí podemos incluir un enlace a nuestra web para que tenga acceso directo a toda la información de la empresa.
– Datos de contacto: para terminar, ponemos los datos de contacto del responsable de comunicación, que será la persona que lleve a cabo todas las gestiones entre la prensa y la compañía.
Sencillo, ¿no? Pues aunque lo parezca, no lo es.
Una nota de prensa tiene que estar redactada por un profesional con la formación necesaria, pero sobre todo, capaz de conseguir lo más difícil, que no es escribirla, sino lograr que salga publicada.