En los últimos años, hemos asistido a una cierta pérdida de confianza en el modelo tradicional de ferias. Hemos oído argumentos relacionados con la alta afluencia de público “curioso”, aquel que solo acude a tomar un primer contacto con el sector; hemos oído decir que, con internet, este tipo de eventos ya no tiene sentido; que suponen una inversión excesiva, y un largo etcétera.
En nuestra opinión, está claro que no todas las ferias son iguales. Pero, con todo, continúan siendo importantes puntos de encuentro especializados para franquiciadores y franquiciados. Por este motivo, es esencial saber cómo organizar correctamente una feria, para no caer en errores que con frecuencia vemos por los pasillos.
Cuatro meses antes de la feria:
Una vez que nos hemos asegurado que el perfil de una determinada feria coincide con nuestros intereses, es fundamental definir nuestros objetivos, y diseñar una estrategia dirigida a alcanzarlos.
Tengamos en cuenta que, en un evento de estas características, coincidiremos no solo con algunas de las empresas de nuestra competencia, sino también con aquellos modelos de negocio que, por requerir de una inversión similar, por estar de moda, o simplemente por estar mejor ubicados, pueden convertirse en una alternativa a nuestro negocio.
Así que:
- Seleccione correctamente el tamaño y la ubicación de su stand: es importante lograr el equilibrio entre ubicación-superficie-presupuesto para encontrar la solución que mejor se adapte a nuestras necesidades. Es fundamental conocer la circulación del público, y tener muy en cuenta dónde se ubican las empresas más relevantes, la cafetería, los accesos, la zona de conferencias. Estar cerca de ellas nos asegurará un elevado flujo de visitantes.
- La distribución del stand es clave: por ejemplo, si lo que buscamos es mantener el mayor número posible de reuniones, recrearemos un espacio para favorecer la coexistencia de distintas conversaciones. Pero, si lo que queremos es promocionar un producto, toda la organización del stand debe girar en torno al mismo.
- El diseño y la estética, reflejo de nuestra empresa: el stand debe recoger nuestra esencia, por lo que no deben faltar los colores corporativos, logos, etc. Debe ser fácilmente visible y reconocible, por el público, y mostrar un mensaje claro, tanto de cerca como desde lejos gracias a una señalización clara y bien iluminada.
Pero, por encima de todo, el 80% de los visitantes le recordarán por el trato y la sonrisa que hayan recibido de su empresa.
Por esta razón, por favor, bajo ningún concepto un stand desatendido, o con un responsable de la empresa sentado de espaldas al pasillo, leyendo la prensa, con los ojos clavados en la pantalla del ordenador, o en cualquier otra posición que muestre falta de interés por mantener una conversación.
Tres meses antes de la feria:
No debemos confiar la visita a nuestro stand en los organizadores de la feria. Ellos son los responsables de lograr visitantes de calidad al recinto ferial. Nosotros seremos los responsables de que estos lleguen hasta nuestro stand. Y para ello, es esencial poner en marcha iniciativas como:
- Presencia en los medios de comunicación: en las fechas previas a las ferias, la prensa elabora múltiples reportajes sobre el sector. Contacte con una agencia de comunicación especializada como Allegra Comunicación que pueda ayudarle a estar presente en los medios, dando a conocer su modelo de negocio y su presencia en este evento a través de notas de prensa y entrevistas.
- Aproveche el marco de la feria para realizar alguna presentación oficial. Tenga en cuenta que un importante número de medios acudirán a cubrir este evento. Puede ser la ocasión ideal de presentar alguna novedad o demostración de interés. Trate de crear un mini-evento, dentro de este evento.
- Comunique su presencia en la feria: ya sea a través del correo electrónico, las redes sociales o de su web, anuncie a sus potenciales franquiciados su participación y trate de concertar entrevistas personales con aquellos inversores con los que ya ha mantenido algún contacto y con los que está interesado en ir un paso más allá.
- Regale entradas. En ocasiones, los franquiciadores cuentan con entradas extra para obsequiar a sus contactos. Una buena idea ofrecerlas a través de la web de empresa, o de las RRSS. Es una forma sencilla y amable de iniciar una relación con un posible interesado.
- Cuente con suficientes folletos o dossieres corporativos. Y, en el caso de que su negocio esté dirigido a inversores extranjeros, contemple la posibilidad de poder atenderles en algún otro idioma.
- Y cree una base de datos con todas aquellas personas con las que se reúne para poder hacer un seguimiento posterior de su interés en la franquicia.
Durante la feria:
El éxito de una misma feria varía enormemente entre un franquiciador y otro, y debe siempre medirse por los resultados obtenidos. Y estos, como siempre, estarán directamente ligados al esfuerzo e inversión que realicen los organizadores por comunicar su presencia y captar el interés de emprendedores de calidad.
- No espere pasivamente a que los inversores “entren por la puerta”. Mantenga siempre una actitud proactiva en su stand.
Asegúrese de que su stand cuenta con suficiente personal disponible en todo momento, y que las distintas tareas estén adecuadamente repartidas. También hay que tener en cuenta que en una feria los tiempos de venta son menores, por lo que es necesario contar con personal profundamente conocedor del tema, resolutivas y capaces de sintetizar la información más importante.
- Llegue a más personas a través de las redes sociales: Ponga en marcha un plan de marketing en redes sociales para promocionar su presencia en la feria. Una idea sería interactuar con las personas que ya se hayan registrado en la feria, o que la hayan mencionado en las RRSS. Invíteles a su stand y valore la posibilidad de ofrecerles un incentivo por su visita.
Después de la feria:
Tras el evento, toca recopilar –y ordenar- tarjetas y fichas de todas aquellas personas con las que hemos entrado en contacto con el objetivo de continuar la relación y seguir ampliándoles más información.
- Póngase en contacto con los potenciales interesados. Agradezca su visita al stand con una carta, o una llamada. Es esencial para evitar que se olviden y pierdan el interés y para conocer su nivel de interés en el proyecto.
- Valore el impacto del evento en la compañía: tanto a nivel económico como la calidad y cantidad de los contactos.
- Realice un informe interno, que recoja todos aquellos éxitos, o aspectos a mejorar que puedan ayudarle en otra ocasión a perfeccionar su presencia en ferias.
Está claro que, en una feria de franquicias, no es habitual firmar contratos. Pero, desde luego, supone una excelente oportunidad para mostrar nuestro modelo de negocio, promocionar la marca, conseguir contactos y dar los primeros pasos con un posible franquiciado. Todo dependerá, eso sí, de cómo planifiquemos las visitas y optimicemos los encuentros.