La relevancia de una buena comunicación interna en tiempos de virus

Hoy más que nunca estoy experimentando el síndrome del folio en blanco y es que en los tiempos que corren hasta las musas parecen estar confinadas…

Pero tenemos que seguir remando, esto no va a poder con nosotros y para ello es necesario parar, mantener la calma y pensar muy fríamente que no hay mal que cien años dure. Sin embargo, es inevitable caer en pensamientos negativos, movidos por esta espada de Damocles con la que venimos levantándonos desde hace más de un mes disfrazada de incertidumbre.

En este caso, además del ejercicio personal que debemos hacer cada uno, es primordial el papel de las empresas a la hora de transmitir tranquilidad al equipo, franquiciados, colaboradores, proveedores y todas aquellas personas involucradas en el día a día de nuestra actividad.

Y es que si antes nuestros clientes estaban muy centrados en la comunicación de puertas para fuera, llevamos ya varias semanas trabajando en la comunicación interna de muchos de ellos, con el principal objetivo de mantener la máxima interacción con cada uno de los interesados y de esta manera intentar minimizar al máximo esa falta de seguridad y confianza profesional que nos está atacando a todos en paralelo a este maldito virus.

Dadas las circunstancias tenemos que exprimir la enorme oportunidad que nos brindan en este momento las nuevas tecnologías y establecer un plan específico de comunicación para cada una de las áreas que intervienen en el desarrollo de la compañía. Independientemente del tamaño de la empresa, consideramos que existen varias herramientas que en estos momentos nos pueden resultar muy útiles para calmar los ánimos y mantener la motivación, que es normal que en estos días pueda flaquear ante la insólita situación que estamos viviendo para la que no estábamos preparados ni mental, ni física, ni social, ni económicamente hablando.

En un escenario nada fácil para las empresas es necesario que en este caso estén plenamente coordinados la dirección, el departamento de comunicación y recursos humanos, para medir muy bien la estrategia a seguir y los mensajes a comunicar. Fundamental fluidez, mucha fluidez, para ello detallamos algunas vías que os pueden resultar muy útiles en el confinamiento:

Mensajes del director general: como máximo responsable de la empresa debe ser el que conozca de primera mano cuál es el escenario real de la compañía y es fundamental que sea la persona que de manera periódica lo transmita. Esto puede ser a través de correo electrónico o incluso en formato audiovisual para aportar la mayor cercanía posible.

Reuniones de equipo: aquí dependerá del volumen de la empresa, pero es importante que la dirección se reúna semanalmente con los jefes de departamento para controlar la situación real de cada una de las áreas de la empresa y éstos a su vez con el equipo para mantener un contacto permanente más allá de las llamadas y los correos diarios. Servirá para mantener objetivos muy a corto plazo y tantear los ánimos del personal.

Reuniones de control: Del mismo modo cada responsable de departamento extenderá estas reuniones a su campo de influencia (franquiciados, proveedores, colaboradores, etc). Aquí su labor será, además de mantener esa fluidez informativa, facilitarles las herramientas de comunicación que necesiten para prolongar esta cadena y hacer llegar los mensajes pertinentes al resto de personas implicadas, de manera que la totalidad de la empresa disponga puntualmente de información a través de boletines, newsletters, emailings, etc.

Grupos de WhatsApp: puede parecer una vía de comunicación muy informal, pero utilizado de manera estrictamente profesional nos puede resultar un canal muy útil para estar permanentemente en contacto con el equipo y resolver dudas y cuestiones de manera inmediata, implicando a todos los miembros del departamento.

Buzón de sugerencias: es el momento de mejorar muchas cosas y qué mejor manera que dar voz a todos y cada uno de los que forman parte de la empresa para que nos trasladen de manera directa todas aquellas ideas, opiniones y propuestas que nos sirvan para crecer.

Como podéis comprobar se trata de cinco sencillos tips, pero que en estas semanas de enclaustramiento nos pueden servir de mucho, porque la información es poder y el poder de alguna manera nos aporta serenidad, lo mínimo que podemos ofrecer en este momento a nivel empresa mediante algo tan fácil como comunicar, comunicar y comunicar.

Y por supuesto, la comunicación interna debe ir dirigida por profesionales especializados que nos garanticen que no se van a cometer errores en un momento tan delicado, que elaboren un plan acorde con la estrategia de comunicación de la compañía y lo implementen en los plazos establecidos para poder cumplir los objetivos.

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